Noty obciążeniowe w KSeF

W obrocie gospodarczym oprócz faktur funkcjonują również inne dokumenty jak noty obciążeniowe (dokumentujące np. kary umowne). Mając to na uwadze pojawia się pytanie czy nota obciążeniowa w 2026 roku również będzie musiała zostać wystawiona przez obowiązkowy KSeF.

E-faktury wystawiane poprzez KSeF

Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy VAT, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r., podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Jak stanowi art. 106na ust. 3 ustawy faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Według zaś art. 2 pkt 32a ustawy ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Nota obciążeniowa będzie wystawiana poza KSeF

Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, w tym warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych, określa ustawa o rachunkowości. Noty księgowe stanowią więc dowody księgowe na podstawie ww. ustawy o rachunkowości, a nie przepisów dotyczących podatku VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze wydane na podstawie jej upoważnienia w żadnym zakresie nie regulują kwestii wystawiania not księgowych. 

Jednocześnie, przepisy krajowe nie określają dokumentu, na podstawie którego podatnik powinien udokumentować kwoty niestanowiące podstawy opodatkowania podatkiem od towarów i usług. Nie jest tym dokumentem faktura, jednak nic nie wskazuje, że nie może nim być np. nota księgowa (obciążeniowa/uznaniowa). 

W związku z tym jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 29.05.2025 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.383.2025.1.AMA, obowiązek, który będzie wynikał z art. 106ga ust. 1 ustawy, od 1 lutego 2026 r., nie wymaga wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w przypadku dokumentów innych niż faktury, określone w art. 2 pkt 31 ustawy. 

W sytuacji dokumentowania wyłącznie czynności niepodlegającej ustawie VAT - nie wystawia się faktury. Dodatkowo, z obowiązujących przepisów dotyczących KSeF ani z przepisów, które wejdą w życie z 1 lutego 2026 r. nie wynika, aby przy użyciu KSeF wystawiane musiały być noty księgowe typu noty obciążeniowe. Wynika to z faktu, że dokumenty te nie stanowią faktur w rozumieniu ustawy.
Tym samym, w przypadku dokumentowania ww. czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy VAT nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r.