E-faktura wystawiona na rzecz osoby prywatnej

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek posługiwania się e-fakturą będzie dotyczył transakcji pomiędzy przedsiębiorcami. Trzeba jednak wskazać, że możliwe będzie wystawienie e-faktury również na rzecz osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Poniżej szczegóły na ten temat.

Obowiązek wystawienia e-faktury

W pierwszej kolejności wskażmy, że podatnik nie ma obowiązku dokumentowania czynności opodatkwowanej wykonanej na rzecz osoby fizycznej przy pomocy faktury. Zgodnie jednak z art. 106b ust. 3 ustawy VAT na żądanie nabywcy sprzedawca jest zobligowany taki dokument wystawić.

Jednocześnie w myśl art. 106ga ust. 1 ustawy VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. W myśl zaś art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy VAT obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.

Natomiast zgodnie z art. 106ga ust. 4 ustawy VAT w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane. 

Powyższe oznacza zatem, że sprzedawca na żądanie nabywcy będącego osobą prywatną może wystawić fakturę papierową, elektroniczną lub e-fakturę. W tym zakresie podatnik ma dowolność.

Zasady wystawiania e-faktur na rzecz osób prywatnych

Co do zasady faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego. Zgodnie zaś z art. 106gb ust. 4 pkt 6 ustawy VAT w przypadku gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

W myśl art. 106gb ust. 5 pkt 1 ustawy VAT podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Jak natomiast stanowi art. 106gb ust. 6 ustawy VAT w przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez podanie kodu, o którym mowa w ust. 5 oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Reasumując przepisy obowiązujące od 1 lutego 2026 roku, umożliwiają wystawienie e-faktury na rzecz osoby prywatnej, przy czym należy pamiętać, że taka faktura ustrukturyzowana będzie musiała zostać oznaczona kodem umożliwiającym jej identyfikację w KSeF.