Anulowanie faktury wystawionej w KSeF

Faktury, które nie zostały wprowadzone do obrotu mogą zostać anulowane. W świetle nowych regulacji dotyczących obowiązkowego stosowania KSeF (od 1 lutego 2026 r.) warto zastanowić się czy jest możliwe anulowanie e-faktury wystawionej w KSeF.

Anulowanie wystawionej faktury 

W pierwszej kolejności wskażmy, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. W praktyce jednak - w drodze wyjątku - jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego.

Anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. W przypadku anulowania faktury sprzedawca (wystawca faktury) winien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Zatem, anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, że anulowanie faktury może nastąpić po spełnieniu łącznie dwóch przesłanek:

* faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego,
* faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Anulowanie e-faktury nie będzie możliwe

W kontekście przepisów stanowiących o obligatoryjnym stosowaniu KSeF warto wskazać, że zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy VAT faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Zgodnie natomiast z art. 106na ustawy VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Powyższe zatem oznacza, że e-faktura jest wprowadzona do obrotu już w momencie jej wystawienia (czyli w chwili przesłania do KSeF). Taka faktura nie może być zatem anulowana. Jedyną możliwością będzie wystawienie korekty zerującej i również odbywać się to będzie poprzez KSeF.